‘Hoe maak ik een monitoringsplan voor private label-producten?’

Retailers, (groot)handelaren en distributeurs vragen ons vaak ‘Hoe maak ik een monitoringsplan voor mijn private label-producten?’. Eurofins Quality Consultant Marcia de Korte legt het uit aan de hand van een methodiek. Want waar moet u aan voldoen en hoe maakt u een juiste mix van producten en analyses? U kunt immers niet elk product op elke parameter testen. Hoe pikt u datgene eruit dat belangrijk is, met een passende frequentie?

Voor wie?

“Deze methodiek is geschikt voor bedrijven die producten inkopen en ze zonder enige vorm van bewerking of behandeling op de markt brengen. Denk hierbij met name aan retailers, maar ook (groot)handelaren en distributeurs. Het gaat om eindproducten die onder een eigen merk (private label) aan de consument worden verkocht. De methodiek is in mindere mate geschikt voor productiebedrijven: voor hen is andere wet- en regelgeving van toepassing. Ik vind het vooraf belangrijk om de scope van deze methodiek te schetsen”, vertelt De Korte vrolijk.

Verantwoordelijk en aansprakelijk

De Korte: “Algemene Levensmiddelenverordening EG 178/2002 en Verordening EG 852/2004 bepalen dat u als levensmiddelenbedrijf in elk onderdeel van de keten waarin u actief bent, moet voldoen aan de geldende wetgeving en daarop moet controleren. Ook is bepaald dat de afzender op de verpakking van een levensmiddel, merkeigenaar is. Deze merkeigenaar is daarmee automatisch verantwoordelijk én aansprakelijk voor de kwaliteit en voedselveiligheid van het product. Dat betekent dat u dit moet borgen.” Maar hoe pakt u dit aan?” 

Een praktische benadering

“Informatieblad 65 van de NVWA is in Nederland dé leidraad voor het borgen van de voedselveiligheid van consumenteneindproducten. Om een goed monitoringsprogramma op te stellen, is het noodzakelijk te starten met een risico-analyse. Hierin bepaalt u de meest relevante gevaren en risico’s van uw eindproducten. Dit moet u vastleggen, zodat duidelijk is aan welke eisen de producten moeten voldoen. Vrijwel altijd plaatsen producteigenaren deze informatie In een productspecificatie, waarin onder andere de ingrediënten, landen van oorsprong en allergenen worden vastgelegd, maar ook de microbiologische en chemische gevaren. Als inkopende partij bent u verantwoordelijk om te controleren dat de private label-producten voldoen aan de gemaakte afspraken in de specificaties, bijvoorbeeld door middel van analyses in het lab of organoleptisch onderzoek.”

Stap 1. Creëer overzicht

“Maak een overzicht van alle producten die u voert onder eigen merk (private label). Vermeld de leverancier erbij. Dat kan bijvoorbeeld in Excel.” 

Stap 2. Het indelen van ieder product in een productgroep

“Bepaal welke productgroepen u onderscheidt en ken aan ieder product een productgroep toe.”

Stap 3. Maak een risicobeoordeling per productgroep

“Maak vervolgens per productgroep een risico-beoordeling, waarbij u de meest relevante microbiologische en chemische gevaren bepaalt. Hanteer hierbij een praktische benadering, waarbij u algemene inzichten op het gebied van voedselveiligheid en aanwezige kennis in de sector meeneemt. Maar onderzoek ook incidenten en recalls uit het verleden. Raadpleeg hiervoor bijvoorbeeld de RASFF-database. 

Geadviseerd wordt om hiernaast gebruik te maken van een beslisboom of een korte vragenlijst, waarmee u de productgroepen verder indeelt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan vragen over de doelgroep of gebruiker en of het product nog wordt verhit vóór consumptie. Welke indeling u gebruikt, wordt niet voorgeschreven, maar u kunt bijvoorbeeld werken met risicoklasses zoals hoog, midden en laag, of hanteer een score 1 t/m 5. Zo’n overzicht kan eruit zien zoals in het voorbeeld hieronder”, vertelt De Korte.

Stap 4. Koppel de frequentie van het labonderzoek aan de risico-beoordeling

De Korte: “Bepaal hoeveel keer per jaar u wilt analyseren per risicocategorie. Heeft u een groot assortiment? Dan zijn er een meerdere opties om het aantal analyses - en daarmee de kosten - te beperken. Want met een paar duizend producten is het natuurlijk niet te doen om alles te testen. Denk bijvoorbeeld aan steekproefsgewijs testen of een deel van de analyserapporten opvragen bij uw leverancier. Ook een onderscheid in een wettelijk en niet-wettelijk programma kan uitkomst bieden. Kijk hier wel secuur naar en zorg dat u niets mist! Zorg er ook voor dat u in uw steekproef altijd van elke leverancier een product meeneemt.” 

Rapporten opvragen

“Het opvragen van rapporten geeft wel het risico dat u voornamelijk de goede analyserapporten krijgt toegestuurd. De vraag is dus wat u daaraan heeft. Volledig vertrouwen op toegestuurde analyserapporten, is dan ook niet aan te raden. Als u rapporten ontvangt, bekijk dan goed of de analyse is uitgevoerd door een geaccrediteerd laboratorium en of de onderzoeksmethode klopt. Soms krijg ik een analyseresultaat toegestuurd met een nietszeggend resultaat, omdat de methode helemaal niet passend is. Of het onderzoek is niet uitgevoerd op de uiterste houdbaarheidsdatum, terwijl ook dán het product nog veilig moet zijn!”, tipt De Korte.

Wettelijk versus niet-wettelijk 

“Om kosten te besparen, kunt u een verdeling maken in een basisprogramma met analyse die wettelijk (EU 2073/2005 en EU 1881/2006) verplicht zijn en een aanvullend programma met analyses die relevant zijn om te onderzoeken, in Nederland zijn dat bijvoorbeeld Warenwetbesluiten en hygiënecodes, in België de richtlijnen van het FAVV. Maar denk ook aan andere risico’s op het gebied van voedselfraude en voedingswaarden. Afhankelijk van de risicoklasse waarin u productgroepen heeft ingedeeld, bepaalt u de frequentie van testen. Die frequentie ligt bij het wettelijke deel dan bijvoorbeeld wat hoger dan bij de overige analyses. Zo test u niet altijd alles, maar neemt u wel de zaken waarover u informatie wilt gedurende het jaar een keer mee. Een voorbeeld van zo’n indeling ziet u hieronder.” 

Stap 5. Beoordeel uw leveranciers

Toch geeft een indeling op enkel het productrisiconiveau volgens De Korte een beperkte blik op de realiteit. “Mijn advies: neem óók de beoordeling van uw leveranciers mee in de bepaling van de frequentie van uw onderzoeken. Kijk bijvoorbeeld naar het certificeringsniveau van de leverancier. Monitor dit jaarlijks en hou de verloopdata van certificaten bij. Maar ook andere vragen zijn van belang, zoals of de leverancier zich binnen of buiten de EU bevindt. Hoeveel klachten en recalls zijn er geweest? Wat zijn de resultaten van audits? Hoe is het gesteld met de communicatie en bereikbaarheid?”. 

“Zoals de productgroepen zijn ingedeeld in risicoklassen, is dit natuurlijk ook toepasbaar op uw leveranciers”, vervolgt De Korte. “Leveranciers met een hoog-risico-profiel, kunt u op die manier aanmerken in uw kwaliteitssysteem. Zorg ervoor dat dit meetelt in de frequentie van labonderzoeken. Dit kan betekenen dat u voor een product ingedeeld in risicoklasse 1, tóch een lagere onderzoeksfrequentie hanteert; simpelweg omdat de leveranciersbeoordeling zeer positief is. Het kan natuurlijk ook andersom. U verhoogt de frequentie van een risicoklasse 4-product als u naar aanleiding van de leveranciersbeoordeling twijfels heeft over de voedselveiligheid.” 

“U kunt natuurlijk ook een andere manier hanteren om de kwaliteit en voedselveiligheid van uw private label-producten te borgen, bijvoorbeeld door frequenter een audit uit te voeren. U bent en blijft zelf productaansprakelijk!”  

Stap 6. Zorg voor opvolging

“Testen zonder vervolgactie is niet zinvol”, vertelt De Korte. “Bepaal vooraf welke vervolgacties u onderneemt bij welke analyseresultaten. Dit doet u naar eigen inzicht en u moet het kunnen onderbouwen. Wat doet u bijvoorbeeld bij wettelijke overschrijdingen? Of bij de aanwezigheid van pathogenen? U kunt denken aan het verhogen of verlagen van de testfrequentie, hertesten, een audit bij de leverancier - en als het echt ernstig is: een recall of een switch van leverancier.”

Een dynamisch systeem

“Deze risicogebaseerde monitoringsmethodiek is één van de mogelijkheden, maar zeker niet de enige methodiek”, vertelt De Korte. “Het voordeel van dit systeem is dat het dynamisch is. Resultaten van leveranciersbeoordelingen of recalls bepalen mede de testfrequentie. Zo voorkomt u dat u middels een tunnelvisie altijd de focus legt op de producten met een hoog risico. Dat is naar mijn mening te kort door de bocht. Er is meer dat meetelt, dus hou dit goed in de gaten! Kortom: belangrijk om eens in de zoveel tijd het monitoringsplan te herzien. Voldoet het nog? Zo test u alleen waar nodig, en anders niet!”

Hulp nodig?

De consultants van Eurofins hebben veel ervaring in het opstellen van monitoringsplannen. We kunnen met u meedenken hoe u uw monitoringsplan zo efficiënt en effectief mogelijk kunt maken, waarbij het voldoet aan de gestelde eisen én past binnen uw kaders. We kunnen het opstellen van het monitoringsplan voor u uit handen nemen of een door u opgesteld monitoringsplan toetsen. Ook kunnen wij u helpen bij de financiële keuzes die u moet maken in uw monitoringsplan. Interesse? Neem contact met ons op! Bel +32 (0)50 45 00 60 of stuur een e-mail naar customerservices-food-be@eurofins.com.